Заполнение трудовой книжки: основные правила и примеры

Что это такое?

Трудовая книга (ТК) – это основной документ, отражающий сведения о работе физического лица.

Предоставляется при оформлении на постоянное место работы и отражает характеристики владельца в статусе:

• работника соответствующей квалификации;
• специалиста, занимавшего соответствующие должности;
• опытного или начинающего работника;
• с наличием или при отсутствии дисциплинарных взысканий.

ТК – документ строгой отчётности, внесение записей в который может осуществляться лишь уполномоченным лицом. На протяжении всего периода работы в компании или организации, находится в ведении работодателя, который несёт за её хранение ответственность.

Она должна храниться в укромном месте, в несгораемом шкафу, ключи от которого могут иметься лишь у работодателя и уполномоченного лица и выдаваться владельцу на руки при надлежащем оформлении.

Аналогичное отношение к бланкам ТК, которые выписываются под отчёт, хранятся в недоступном для работников месте и выдаются по необходимости вновь прибывшим на работу лицам. Могут выдаваться и тем, у кого трудовая книжка утеряна.

Примечательно, что бланками трудовой книжки Российской Федерации лица обеспечиваются только у работодателя, который приобретает их у лицензированных распространителей. Самостоятельно приобретать бланк недопустимо, так как это может повлечь нелицеприятные юридические последствия – трудовая книжка РФ может быть признана незаконной.

В настоящее время используются только новые бланки ТК, они имеют одинаковый год издания – 2003. Сами трудовые могут быть двух типов.

Некоторые из них оформлены на бланках 1977 года. И те, и другие – актуальны при приёме на работу и для оформления пенсионных пособий.

Приём и выдача трудовых книжек производится в журнале движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Получение и выдача бланков трудовых и бланков вкладышей регистрируется в приходно-расходной книге.

Кроме этого, документами строгой отчётности являются вкладыши в трудовую книжку. Они вшиваются в документ тогда, когда сама трудовая книжка заканчивается, в них работодатель продолжает вносить сведения о работнике. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошита и опломбирована. Как это сделать — читайте здесь.

Инструкция по заполнению

Как правило, заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется работодателем

Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию. Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок и помарок

Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

1. Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ. Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
2. Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений. Поэтому все сведения нужно указывать компактным, но разборчивым почерком.
3. На титульном листе, как правило, указываются фамилия, имя и отчество хозяина трудовой книжки.Они, как не трудно догадаться, должны быть идентичны тем, что указаны в паспорте, водительских правах или военном билете, а также должны быть записаны полностью.

   Об инициалах на титульнике трудовой книжки нужно забыть.

4. Дата рождения прописывается только арабскими цифрами, никаких римских цифр, а тем более — слов. Обычно записывают число и месяц – двухзначными цифрами, а год – четырехзначными. Пример записи – 01.01.1970.
5. Строка «образование» заполняется на основе данных из диплома или аттестата, которыми обладает владелец книжки. Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».
6. В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.
7. В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги, а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.

Не менее тщательно заполняется трудовая книжка для ИП. Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения вы можете увидеть ниже:

Как оформляется трудовая книжка

Далее нужно:

1. указать номер записи по порядку}
2. проставить дату записи}
3. сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
4. после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
5. указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.

Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.

Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.

Исправления и изменения в трудовой книжке

При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.

Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.

Подшивка вкладыша

Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.

Оформление дубликата

Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.

В дубликате указываются:

• сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
• сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.

Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.

На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.

Оформление сведений о работе по совместительству

Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.

Оформление перевода на другое постоянное место работы

Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.

На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.

Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.

Как делать запись в трудовой о приеме на работу директора?

Порядок заполнения «Сведений о работе» имеет особенности. Первую и вторую графу заполняйте как обычно. В третью внесите следующую запись «Избран на должность генерального директора». А в четвертой отразите один из документов: приказ о вступлении в должность (п. 3.1 Инструкции под № 69); протокол общего собрания участников об избрании директора (письмо Роструда от 22 сентября 2010 года под № 2894-6-1).

Делайте директора только после того, как проверите его в реестре. Не принимайте на работу дисквалифицированных лиц, которым запрещено возглавлять организацию. В противном случае вам придется вносить и запись об увольнении, так как человек не имеет права приступать к выполнению должностных обязанностей.

В некоторых случаях возникают сложности с оформлением документов и в них, если на должность генерального директора избирают одного и того же человека несколько раз подряд. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, .

Вносите записи в трудовую книжку в течение недели. Ведите отчет со дня издания приказа. При увольнении сотрудника сделайте отметку в личном документе в последний рабочий день. Придерживайтесь требований закона, отслеживайте изменения в нормативной базе. Старайтесь избегать ошибок, чтобы у сотрудников не возникало сложностей при оформлении пенсий, пособий и других льгот.

Она выдается нанимателем при первом трудоустройстве после оформления контракта. По этому факту издается приказ. На его основании не позднее пяти дней в бланк вносится запись.

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу — не основание для отказа в трудоустройстве. У гражданина может не быть документа, т.к. он ранее не работал. Чтобы его завести, человеку нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить бланк (ст. 65 ТК РФ).

Записи вносятся на русском языке синими или черными чернилами.

Заполнение начинается с титульника:

С паспорта вносятся Ф.И.О сотрудника.

Дата рождения.

Сведения об образовании.

Профессия и специальность вписываются на основании диплома.

Если работнику менее 18 лет и он продолжает свое обучение, строка об образовании не заполняется до получения диплома (см. пункт 2 ).

На титульном листе гражданин ставит подпись, подтверждая правильность внесенных сведений.

Кадровым работником указывается дата заполнения, ставится печать организации и подпись.

Оформление раздела сведения о работе

Согласно ст. 66 ТК РФ , оформление трудовой книжки при приеме на работу является обязательным условием.

В повседневной работе кадровики часто используют образец оформления трудовой книжки при приеме на работу. Представим его на примере записи на прием швеи в трудовой книжке:

В разделе “Сведения о работе” указывается название фирмы: “Общество с ограниченной ответственностью “Пион” (ООО “Пион”);

В первой графе под наименованием компании указывается номер записи по порядку.

Во вторую арабскими цифрами вносится фактическая дата приступления к труду.

В третью вносятся сведения о трудоустройстве с указанием должности: “Принята в цех по пошиву женской легкой одежды на должность швеи”;

В четвертой — указываются реквизиты приказа.

Разделы трудовой книжки

Предусмотрено всего три раздела:

• сведения о работнике;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Первый раздел находится на титульном листе и содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и профессии (специальности). Все эти данные указываются полностью, без сокращений, инициалов, на основании паспорта и документов об образовании. После заполнения титульного листа сотрудник проверяет правильность и ставит свою подпись. Титульный лист также подписывает работник отдела кадров, который отвечает за ведение трудовых книжек. Внизу листа ставится гербовая печать организации. Второй раздел заполняется сведениями о работе, где производятся записи о приеме, переводе и увольнении с указанием сроков, должностей и наименований организаций. Каждая запись подтверждается номером приказа и штампом или печатью организации. В разделе о награждениях фиксируются все награждения и поощрения сотрудника с указанием даты, достижений и награды, а также документа на основании которого произведена запись.

Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет специальный вкладыш в трудовую книжку.

Начало заполнения. Ответственное лицо

Кадровая работа — кропотливое дело, требующее большого внимания и сосредоточенности. С целью отсутствия ошибок и консолидации опыта, на предприятиях и в фирмах создаются отделы кадров. Они точно знают, как правильно заполнить акт персонифицированного учета, ведь это относится к их непосредственной юрисдикции. Помимо ее ведения, кадровики отвечают за их своевременное создание и выдачу. Самостоятельное заполнение недопустимо, кроме моментов, когда в одном лице совмещена кадровая функция и необходимость внести изменения (например, строка о поощрении главного бухгалтера).

В случае с индивидуальными предпринимателями ситуация ненамного отличается. Бизнесмен самостоятельно вносит записи для того работника, который был связан с ним рабочими отношениями более пяти дней. А самое главное, работодатель должен не забывать о страховых отчислениях и правилах ведения акта персонифицированного учета.

Для сведения! У самого ИП в трудовую книжку изменений не вносится. В соответствии с законом, она хранит в себе лишь записи о трудовой деятельности. Предпринимательская к таковой не относится. Если данное лицо прекращает свою деятельность, будущий работодатель не вносит сведения о старой работе.

И только один тип нанимателей в соответствии с законом не обязан вести документарный контроль своих работников. Это физические лица, которые обеспечивают других граждан трудоустройством. Такая норма прописана в ст. 66 ТК РФ.

Основы ведения трудовой книжки

Как уже указывалось, трудовая книжка — обязательный для всех документ. И если кандидат со стажем уже приходит на новое место со своим документом, то что происходит с новичком? В таком случае первый работодатель обязан завести книгу и сделать первые записи самостоятельно.

Интересно! Сумму, затраченную на покупку документа установленной формы, начальник имеет право истребовать у служащего, либо вычесть из его будущей зарплаты.

Изменения имеет право вносить только специальное лицо. Это либо кадровик, либо бухгалтер предприятия. В случае, когда такие должности не предусмотрены, записи имеет право вносить директор фирмы. После регистрации в надлежащем порядке, а также внесения необходимых изменений, книжка отправляется на хранение. Обратно ее можно получить либо после увольнения, либо при крайней необходимости. Например, для банка или пенсионного фонда.

Что делать, если документ пропал

Иногда бывают случаи, когда трудовая книжка теряется, либо проходит в негодность (в варианте намокания или сгорания, а также грубых ошибок в заполнении). Здесь нет ничего непоправимого — достаточно заказать дубликат документа. Тогда на стандартном бланке ставится печать о том, что это не оригинал.

Если пропажа произошла по вине работодателя, оплатить все расходы обязан он. В противном случае пожертвовать деньгами придется работнику. Обратиться можно и к начальнику, у которого гражданин перестал числиться уже давно — указаний на срок давности восстановления записей в законе нет.

Если на бывшем месте устройства информации не осталось, то следует подготовить доказательства и свидетелей. В таком случае стаж подтверждает специально созданная комиссия на основании имеющихся фактов.

Внесение записей

Согласно правовым нормам, вся информация вносится в бланк ручкой со стержнем синих оттенков. Возможно использование и черных цветов.

Требования к записям:

• написаны аккуратным и разборчивым почерком. Буквы должны быть прописными, а не печатными;
• направлены на полную идентификацию (недопустимо наличие сокращений и аббревиатур);
• даты и числа — только арабскими цифрами (пропись и римские цифры использоваться не должны).

Зачем и для чего нужна трудовая книжка: её назначение

При поступлении гражданина на работу, уже при собеседовании могут затребовать трудовую, которая в своём роде характеризует его деловые качества и отражает представление о нём как компетентном и дисциплинированном работнике и наоборот. Все эти сведения легко получить, так как специфика увольнения по дисциплинарному взысканию отражена в сведениях о работе соответствующей записью.

Несмотря на то, что некоторые виды работ не предусматривают внесение сведений о приёме и увольнении, по желанию работника такая запись должна быть сделана. Работодатель не имеет права отказать заявителю во внесении записи в ТК.

Пока гражданин работает в организации, её руководитель, кадровик или уполномоченное лицо отвечают за хранение этого документа. При этом вероятны ситуации, в которых ТК потребуется.

В этом случае, чтобы избежать ответственности за её утерю, на основании трудовой книжки выдают копию книжки. Она полностьюотражает все сведения, копирует их. Если затребованы не все имеющиеся в ТК сведения, а лишь их часть – работодатель предоставляет выписку.

Если работающее лицо решит пройти собеседование в другой организации, оно вправе воспользоваться выпиской. Выписка нужна для подтверждения текущего места работы гражданина и выборочных сведений.

По завершении трудовой деятельности и выходе на пенсию, работник не обязан увольняться тот час. Но подлинник трудовой потребуется предъявить в пенсионный страховой фонд для начисления пенсии. То есть, без предъявления ТК не будет предоставлено пенсионное свидетельство.

При получении загранпаспорта также требуется пакет документов, в котором содержится копия трудовой. Её предъявляют при условии официального трудоустройства гражданина, актуального на текущий момент.

По трудовой книжке, уполномоченные организации определяют – имел ли выезжающий за границу гражданин допуск к секретной информации, что может сыграть роль при посещении некоторых (или всех) стран. Если лицо официально не трудоустроено, к нему могут вменить санкции, заподозрив, что нужные сведения скрываются. А проведение проверки на их действительность потребует немалого времени.

Для того, чтобы заполнить и завести трудовую книжку, работодатель обязан затребовать документы:

• паспорт;
• диплом о высшем или среднем образовании;
• свидетельства, сертификаты, дипломы о повышении квалификации;
• для отслуживших в рядах ВС – военный билет.

Сменившие фамилию замужние женщины предоставляют свидетельство о браке.

Информация о сотруднике

Это, пожалуй, самая первая статья заполнения . Ведь работник вписывается на первую страницу, то есть на титульный лист. Записи ведутся на основе пункта 2.1. Наводим данную процедуру в предвиденной образцом последовательности:

• ФИО; указывается обязательно полностью, никакие инициалы нельзя ставить;
• дата рождения; также полностью. Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность. К таким относятся, кроме других, водительские права, военный билет.

полне возможно, в ближайшем будущем трудовые книжки не будут заполняться

Здесь мы должны обратить внимание на некоторые нюансы. Следует помнить, что запись ФИО производится исключительно в именительном падеже

Кстати, именно титульный лист является той страничкой трудкнижки, где чаще всего делают ошибки. С чем это связано?

Естественно с невнимательностью и незнанием процедуры. Ведь встречаются случаи, когда ФИО вписывали в одну строчку. Но ведь бланк предусматривает три линейки, и их, невзирая на то, насколько длинными являются фамилия, имя и отчество, необходимо использовать. Среди других частых ошибок, которые связаны с невежеством, отметим записи на первой странице сведений, касающихся присвоению работнику категорий, разрядов.

Для данных записей в трудкнижке имеется специальный раздел, подписанный «Сведения о работе». Ведь, как мы увидим ниже, данные записи могут изменяться (как правило, так и происходит), ведь с годами работники получают другие категории, могут и другую специальность. Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным.

Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника. Данная информация вписывается в следующем порядке:

1. основное общее;
2. среднее общее;
3. начальное профессиональное;
4. среднее профессиональное;
5. высшее профессиональное;
6. послевузовское профессиональное.

Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение.

Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств. Таковыми будут являться:

• студенческий билет;
• зачетная книжка;
• образовательного учреждения.

Отметим, что эти документы необходимо предоставлять в пакете, то есть все вместе. Один из них не является основанием для записи. На трудовой книге должна стоять дата ее заполнения. Работник на первом листе ставит свою подпись. Иная подпись на титульной странице будет принадлежать лицу, которое выдает трудовые книжки и несет за это ответственность. Дальше следует печать организации, вернее – печать кадровой службы.

Поэтапное руководство по заполнению трудовой книжки

Заполнение трудовых состоит из трех этапов, и необходимо рассмотреть каждый из них более подробно.

Этап первый: проверка или запись данных на титульном листе

Правильное оформление записи в трудовой книжке будет признано таковым только после того, как на титульной страничке будут заполнены следующие данные:

• ФИО работника (на основании паспорта)}
• дата рождения (полностью, арабскими цифрами)}
• наличие образования}
• название рабочей специальности (например, инженер)}
• дата внесения записей (не более чем через 5 дней с момента оформления на первое рабочее место)}
• подпись работника}
• инициалы сотрудника кадрового отдела}
• штамп/печать предприятия.

Этап второй: внесение записей

После того, как титульная страничка трудовой книжки прошла процесс проверки или заполнения, можно начинать заносить сведения о приеме на работу. Все это необходимо сделать в течение первых пяти дней работы нового сотрудника. В начале новой записи о трудовой деятельности следует поставить печать предприятия, в котором отмечена информация об организации, или же написать ее вручную. Далее начинается заполнение всех разделов.

1. Первый раздел с порядковым номером записи. Номер записи пишется сразу под штампом, напротив информации о приеме сотрудника на работу или же его увольнении (переводе) с занимаемой должности.
2. Второй раздел содержит дату заполнения. Дата пишется только арабскими цифрами и обязана соответствовать дате приема на работу (увольнения или перевода), вне зависимости от того, когда была заполнена трудовая книжка. В этом случае дата приема на работу соответствует дате в трудовом договоре, а дата увольнения – последнему дню трудовой деятельности сотрудника на предприятии.
3. Третий раздел предназначен для внесения записи о приеме на должность (увольнении, переводе), наименовании организации, отделе (сокращения не допустимы) и подписи хозяина трудовой книжки.
4. Четвертый раздел – основание, в соответствии с которым была внесена запись. Тут может быть указан один из следующих документов:

• протокол}
• решение общего собрания}
• приказ.

Этап третий: о награждениях

В разделе о награждениях отмечаются все случаи присвоения работнику почетных званий, государственных наград, награждения грамотами, дипломами и значками, которые предусмотрены законом РФ, уставом предприятия или коллективным договором. В этом случае внесение соответствующей записи проводится так же, как и при заполнении раздела со сведениями о приеме на работу.

1. Первый раздел – номер записи.
2. Второй раздел – дата занесения записи.
3. Третий раздел – вид награды, кто награждал, и за какие заслуги она была выдана.
4. Четвертый раздел – документ, на основании которого была занесена запись (приказ, указ или постановление).

Внесение записи о совместительстве

Такой документ, как трудовая книжка, должен заполняться той организацией, в которой работник ведет свою трудовую деятельность в качестве основного работника. Записи о том, что человек работает по совместительству, не являются обязательными данными для внесения в трудовую книжку. Однако если сотрудник настаивает, то эту информацию также можно внести в раздел со сведениями о работе.

Исправление информации на титульном листе

Когда возникает потребность в исправлении основной информации работника на титульном листе трудовой книжки (например, смена фамилии после замужества/развода), прежняя фамилия аккуратно зачеркивается ручкой, и рядом пишутся новые данные. В качестве основания для смены персональных данных сотрудника могут быть использованы:

• свидетельство о заключении/расторжении брака,
• паспорт,
• документ об изменении даты рождения, отчества, имени и прочего.

Ссылка на документ, который был использован отделом кадров для смены данных на титульном листе, отмечается на обложке трудовой книжки, с внутренней стороны, и заверяется штампом/печатью предприятия и подписью ответственного лица или руководителя.

Случается такое, что в написании личных данных работника были допущены ошибки (например, Наталья вместо Наталия, или ошибка в написании фамилии), и погрешность выявляется в момент смены рабочего места в процессе проверки трудовой книжки на соответствие с паспортом. В этом случае работник должен отправиться к бывшему работодателю и попросить его об обеспечении исправления всех ошибок или обнаруженных неточностей.