Как исправить ошибку в трудовой книжке: общие правила
Бывают ситуации, которые требуют изменить написанное. Тут актуально, как внести ведомости, если требуется внести исправления в трудовую книжку. Об особенностях рассматриваемых записей в ТК поговорим далее.
Запись неверна
Ранее отмечалось, исправление в трудовой книжке записей, внесённых ошибочно, не предполагает производить зачёркивание. Неверные сведения подтверждаются как таковыми, что не имеют силы. Ситуация, где запись не опровергнута, предполагает, что написанное имеет силу. Неправильный текст корректируют следующими методами:
- в одной строке обозначается номер пометки и ведомости о том, что она не считается действительной, а в идущей за ней строчке прописываются верные сведения;
- всё вместе пишется, что запись под определённым номером недействительна и объясняется причина.
Это не очень и сложный процесс труда, не совершить ошибку поможет расположенный пример.
Текст внесён другой организацией
Включая обстоятельства, когда ошибки сделаны предыдущим нанимателем, исправить записи в трудовой книжке можно кадрам, отвечающим за кадровую документацию на текущем рабочем месте. Однако достичь подобную цель представится возможным, если есть все документальные доказательства, учитывая и вносимые ведомости.
Исправление организацией, вносившей запись после увольнения
Если трудящийся не успел трудоустроиться после прекращения своей профессиональной деятельности, устранение недочётов вправе производить предыдущий его наниматель. Не обязательно писать «исправленному верить», можно просто указать на недействительность надписи и прописать исправленный текст.
Неправильно внесены реквизиты приказа
Один из наиболее часто встречаемых примеров неправильного – некорректная дата либо номер приказа, что послужил основанием внесения ведомостей.
Если сам по себе внесённый приказ неправильный, т.е. с заполненными неверными сведениями, то записываются реквизиты отменяющего акта.
Исправление сведений о награждении
Неправильные сведения, касающиеся награждения трудящегося, также подлежат правкам. Когда просто была сделана описка, в обычном порядке аннулируют запись и вносят достоверные данные. А вот если потребуется изменение самой сути текста, указывают причину отмены документа.
Замена сведений на титульном листе
На титульном листе прописывается главные ведомости о труженике. Из-за ошибочности текста юридическую силу всего документа можно будет поставить под сомнение. В какой бы информации не нашли несоответствие – в дате рождения, ФИО работающего и др., она подлежит исправлению.
Исправление даты рождения. Образец
Для тех, кому интересно, как исправить дату в трудовой книжке, стоит отметить, что она исправляется в стандартном порядке. Образец исправления записи в трудовой книжке представлен ниже.
Исправление даты заполнения. Образец
Неверной может быть не только дата рождения владельца документации, но и число, когда проходило её заполнение. Ведь как известно, заполнить бланк нужно обязательно с указанием даты проведения подобного мероприятия. Потому ознакомьтесь, что собой представляют исправления в трудовой книжке, образец которых размещён далее.
Изменение фамилии в трудовой книжке. Образец
Посмотрите, как исправить неверную запись, касающуюся смены фамилии.
Правка данных об образовании
Позаботиться об изменении неправильной записи придётся, когда такие ведомости касаются образования работающего.
Данные об образовании: образец как исправить ошибку в трудовой книжке
Далее размещён образец пометки, исправляющей ведомости о месте, где человек получил свои профессиональные навыки.
Исправление неточностей во вкладыше
Как исправить запись в трудовой книжке разобрались, поговорим, что насчёт вкладышей. Здесь никаких проблем возникать не должно. Правила заполнения ТК и вкладышей одинаковые.
Запись недействительна
Примеры исправления отметок в кадровой документации гласят, что корректировать придётся все недочёты, найденные в кадровых материалах
Неважно, о каких недочётах идёт речь – орфографических или фактических
Аннулирование, если запись внесена ошибочно
Когда специалист внёс пометку не в тот документ или какая-либо запись им внесена ошибочно, её следует аннулировать
Поэтому, перед тем, как внести изменения, важно сделать запись об ошибке, внеся изменения в ТК
Дополнительные вопросы
Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной
В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:
- преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
- врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
- охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены
Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.
Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы. Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного. Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.
Оформление дубликата
Если книга работника утрачена, он обязан заявить об этом как можно раньше. Работодатель при этом должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента заявления.
В дубликат вносятся:
- сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
- данные об общем стаже работы до зачисления в штат
Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.
Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.
Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.
Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.
При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.
Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе. Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.
Другая информация, вносимая в бланк
Аналогично сведениям о работе в 3 графу бланка вписывается информация о:
- прохождении курсов по повышению квалификации, переквалификации и специальной подготовке;
- получении нового разряда (категории);
- занятости по совместительству;
- неподлежащем зачету в общем рабочем стаже времени пребывания в местах лишения свободы;
- периоде военной службы или службы в органах внутренних дел;
- восстановлении непрерывного стажа
Исправление трудовой книжки по постановлению суда – порядок внесения изменений
В случае вынесенного решения судебной инстанции, россиянин может отстоять свои права — и, например, добиться восстановления в должности, признать соответствующую запись недействительной.
Кадровому специалисту следует:
- Вписать новую запись. Обязательно следует указать, что предыдущая или под определенным номером запись является недействительной.
- Написать, что гражданин восстановлен в должности или переведен и т.п.
- Сослаться на приказ руководства.
Гражданин может сам предоставить в компанию решение судебных органов. Руководитель, в свою очередь, на его основании должен оформить приказ.
Остались вопросы? Просто позвоните нам:
Наказание за подделку записи в трудовой книжке
За размещение фиктивных сведений в трудовом удостоверении, действующее законодательство предусматривает наступление два типа ответственности: административную в виде штрафа и уголовную в виде лишения свободы. При этом наказание грозит не только лицу, предоставившему поддельный документ, но и работодателю, принявшему сотрудника.
Полезно знать! Чтобы распознать фальшивый бланк трудового удостоверения или вкладыша, можно воспользоваться официальной информацией ФГУП «Гознак», которое занимается изготовлением формуляров. Для этого необходимо направить запрос, исключив персональные данные обладателя документа.
Посмотрите видео о том, как исправить запись в трудовой
Общие правила
Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.
Запись неверна
Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.
Запись можно признать недействительной двумя способами:
- Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
- В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».
Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.
Все записи нумеруются в хронологическом порядке.
Текст внесен другой организацией
Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:
- Организацией, допустившей ошибку.
- Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.
Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.
Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения
Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.
Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.
Указаны не те даты
В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.
Исправление сведений о награждении
В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).
Замена сведений на титульном листе
В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:
- Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
- На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.
Таким же образом изменяют и дату рождения.
Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.
Исправление неточностей во вкладыше
Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.
Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).
Запись недействительна
Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.
Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).
Аннулирование, если запись внесена ошибочно
В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».
Обращение в суд
Если работнику не удалось добиться исправлений, он имеет право обратиться в судебную инстанцию с иском к работодателю. Такой вариант часто используется гражданами при незаконном расторжении договора труда со стороны работодателя.
Если незаконность увольнения или перемещения работника установлена судебным разбирательством, то суд своим решением обязывает руководителя, нарушившего закон, восстановить работника на работу и внести соответствующие исправления в ТК пострадавшего.
Корректировка делается по алгоритму, приведенному выше, но с обязательным подтверждением в графе №3 ТК факта восстановления истца в правах.
Также реабилитированный гражданин вправе потребовать выдачи дубликата трудовой. В этом случае в дубликате должны быть продублированы все записи, кроме той, которая послужила поводом для обращения гражданина в суд и признана им недействительной. На титульном листе заменяемой книжки вносится отметка о выдаче ее дубликата.
Порядок действий и правила корректировки
Прежде чем предпринимать какие-то действия при обнаружении вызывающих сомнения пометок в ТК, необходимо четко понимать используемую терминологию при работе с ТК. Это относится к терминам «исправление», «изменение», «дополнение».
Термин «исправление» используется в случаях, предполагающих замену в рассматриваемом документе некорректной пометки. Термины «изменение» и «дополнение» предполагают изменение или дополнение сведений, соответственно.
Пример изменения
Если работником установлена некорректная пометка в ТК, то ему рекомендуется обратиться в отдел по работе с персоналом, так как вопросы корректного оформления ТК отнесены к компетенции сотрудников этого отдела. Однако не каждое предприятие содержит в своей структуре такой отдел.
В этой ситуации законодательством РФ разрешается оформление ТК лично работодателю, либо другому специалисту организации, назначенному приказом.
При выявлении некорректной информации в рассматриваемом документе, работнику следует:
- поставить в известность работодателя о выявленных некорректных данных в ТК и необходимости их корректировки;
- предоставить уполномоченному лицу документы о правомерности сведений; подлежащих внесению взамен ошибочных.
Для коррекции сведений приемлемы следующие общие правила:
Правила корректировки ошибок в трудовой книжке
Когда сделавшая ошибку в ТК организация реорганизована или прекратила существование на момент обнаружения некорректной записи, исправление делается правопреемником предприятия или вышестоящей правомочной инстанцией. Если указанные варианты отсутствуют, эта проблема решается в архиве предприятия.
Коррективы делаются шариковой или перьевой ручкой, содержащей водостойкую и светостойкую пасту фиолетового, темно-синего или черного цвета. Сокращения не допускаются.
Ответственность и санкции для работодателя
Некорректное оформление трудовых книжек работников карается, прежде всего, административной ответственностью. Так, статья 5.27 КоАП РФ в редакции закона от 03.07.2016 №272-ФЗ предусматривает для нарушителей ведения кадрового делопроизводства штрафные санкции в объёме:
1 000—5 000 ₽ — для частных предпринимателей и руководителя компании при единоразовом нарушении;
30 000—50 000 ₽ — для организаций, имеющий статус юр. лица, если проступок совершён впервые;
- причём нужно отметить, что законодательство также предусматривает предупреждение работодателя (без финансовых последствий), всё будет зависеть от степени тяжести, насколько нарушитель признаёт свои ошибки, а также в какой-то мере и лояльности контролёров.
Повторные, а также злостные неоднократные нарушения по этому вопросу усугубят финансовую нагрузку в несколько раз:
- 10 000—20 000 ₽ — для частного бизнеса и лично директоров компаний, причём последних могут дисквалифицировать на период от года до трёх лет;
- 50 000—70 000 ₽ — для всех предприятий, зарегистрированных в качестве ЮЛ;
- поблажек в виде предупреждений здесь, естественно, не предусмотрено.
Есть ещё и санкции, предусмотренные трудовым законодательством. К примеру, статья 234 ТК РФ регулирует компенсацию бывшему работнику от работодателя в случае, если компания несанкционированно задерживает выдачу трудового регистра человеку при его увольнении. Учитывается здесь и то, когда в это время наниматель пытается устранить свои недочёты при оформлении и ведении трудовой книжки. В этом варианте наниматель должен будет компенсировать человеку доход, который он не получил по причине невозможности трудоустроиться.
Не стоит забывать и о незначительных финансовых потерях работодателя при некорректном оформлении первой трудовой или вкладыша в книжку. Так, если работодатель заводит на человека новую трудовую, он должен взять с него наличными деньгами стоимость бланка (заметьте, вычитать из зарплаты эти средства категорически запрещено). Но если трудовая книжка может быть аннулирована или утрачена по вине нанимателя, вследствие:
- некорректного оформления первой в жизни человека книжки либо вкладыша к регистру;
- порчи трудовой при её хранении;
- а также потери трудовых книжек работников (в том числе при форс-мажорных обстоятельствах).
Во всех вышеперечисленных вариантах работодатель должен завести для человека новый бланк, не взимая за бланк плату. Конечно, здесь действует больше не материальный, а моральный аспект, характеризующий компетенции сотрудников компании.
Известно, что ошибки в трудовых документах встречаются довольно часто. Но грамотный специалист, занимающийся этим вопросом, должен знать все тонкости законодательства, уметь находить и признавать свои ошибки, а также пытаться по максимуму облегчить критическую ситуацию, если приходится исправлять ошибки других работодателей. Ведь значение стажа и пенсионных выплат для каждого гражданина РФ трудно переоценить сегодня.
Нормативная база
Существуют два нормативных акта, регулирующих порядок внесения изменений в трудовые книжки, которым обязательно надо следовать. Это Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).
Обратите внимание: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит в себе всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии
Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то в конечном итоге не исключено, что их будут считать недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф в таком случае может составить от 1000 до 5000 рублей.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, если допущена ошибка
Неточности корректируются в соответствии с документами, подтверждающими факт необходимости исправлений. Способ корректировки зависит от вида ошибки. Возможны неточности при первом заполнении документа, в определенной его части, а также ошибки, связанные с ведением формуляра в целом.
Нарушения при первичном заполнении
Если ошибка допускается при первом заполнении бумаг, исправления делать не нужно. Стоит взять новый бланк и заново сделать записи. Испорченный бланк уничтожается. Стоимость бланка оплачивается организацией, если в порче бумаге нет вины сотрудника.
Неправильная отметка при первичном оформлении вкладыша также не исправляется. Заполняется новый документ. Если в трудовую книжку уже вписаны серия и номер вкладыша, отметку нужно исправить. На внутреннюю сторону обложки вносится информация о недействительности вкладыша за указанным номером. Прописывается дата, ставится подпись ответственного лица и печать. После этого вписываются данные нового вкладыша.
Неточность в заполнении личных данных работника
Согласно пункту 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» изменения в имени, в фамилии, или в отчестве сотрудника, образовании и профессии вносятся на основании документа, подтверждающего новые сведения. Это может быть свидетельство о заключении или расторжении брака, документ, удостоверяющий личность, свидетельство о рождении или другая бумага. В титульном листе в дате рождения изменения вносятся аналогично.
Внесенные сведения должны полностью соответствовать прописанному в подтверждающем документе. Если уточнения представлены не в полном объеме, вносятся только те данные, которые присутствуют в документе. Следует запросить оригиналы бумаг, информация из которых вносится в книгу подчиненного. Если оригиналы недоступны, их заменят заверенные нотариусом копии. В общем порядке слова свидетелей не считаются основанием для исправления записи (за исключением случая с судебным разбирательством и массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации). Об этом говорится в пункте 29 Правил.
Образец исправления:
Исправление производится ответственным лицом по последнему месту работы. Изменить данные нужно на титульном листе. Согласно пункту 2.3 Инструкции, неверную формулировку стоит зачеркнуть прямой линией. Верная информация вносится в соответствующую строку, а сведения о подтверждающем документе прописываются на внутренней стороне обложки. Обязательна подпись ответственного специалиста или работодателя, а также печать организации.
В п. 2.4 указан порядок внесения изменений в графы с информацией об образовании, профессии и специальности. Сведения должны быть исправлены в соответствующих строках или дополнены уточняющей информацией. Также делается запись о документе, на основании которого происходит исправление.
Ошибки в сведениях о работе
В п. 30 Правил и 1.2 Инструкции разъяснено, что исправление неточных данных о трудоустройстве путем зачеркивания ошибочной записи не допускается. Неточность устраняется признанием записи недействительной и созданием верной. Запись о недействительности вносится следующим образом:
- в графе 1 указывается следующий по порядку номер;
- пишется дата внесения исправлений;
- прописывается фраза «Запись под номером… считается недействительной»;
- вносится правильная формулировка;
- в следующей графе заполняются реквизиты документа, из которого вносились первоначальные сведения
Если недействительна отметка об увольнении, вносят «Запись за номером … недействительная, уволен (указывается причина)» или «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе». Изменения в датах и номерах также вносятся с помощью признания записи недействительной.
Неточности, возникшие в самом приказе, на основании которого вносится запись, исправляются после составления нового приказа с указанием верных реквизитов. Примеры исправления аналогичных ошибок можно найти ниже.
Ошибки в сведениях о награждении
Проблемы с указанием информации о награждении встречаются редко, поскольку само награждение происходит нечасто. Допущенная ошибка исправляется признанием записи недействительной и внесением корректных исправлений.
Специалист по неосторожности может внести сведения о работе в запись в сведениях о награждениях. Это случается, если место, отведенное информации о работе, закончилось
В этом случае следует оформить вкладыш в трудовую книжку, а ошибочную запись признать недействительной в общем порядке.
