Как уволить главного бухгалтера по инициативе работодателя

Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Отключить

Учредительные и регистрационные документы

1. Устав, учредительный договор;
2. Выписка их ЕГРЮЛ;
3. Свидетельство о регистрации;
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
2. Политика по налоговому  учету;
3. План счетов бухгалтерского учета;
4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Регистры бухгалтерского и налогового учета

1. Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

Отключить

1. Бухгалтерская отчетность;
2. Декларации и расчеты по всем налогам;
3. Книги покупок и продаж;
4. Журнал учета полученных и выставленных счетов — фактур;

Документы по инвентаризации

1. Приказ о проведении инвентаризации;
2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

1. Акты налоговых проверок;
2. Акты сверок с налоговыми органами;

Документы по учету основных средств

1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
2. Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
4. Акты на списание основных средств

Документы по учету товарно-материальных ценностей

1. Карточки учета материалов;
2. Приходные ордера по форме № М-4;
3. Требования — накладные по форме № М-11;

Документы по учету денежных средств

Отключить

1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
2. Платежные поручения;
3. Выписки банков по расчетным счетам;
4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

Документы по учету труда и  заработной платы

1. Трудовые договоры;
2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
3. Штатное расписание;
4. Табели учета рабочего времени;
5. Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

1. Авансовые отчеты;

Документы по учету расчетов контрагентами

1. Договоры с поставщиками и покупателями;
2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

Инструкция по составлению документа

Приказ оформляется в общепринятом виде, однако есть некоторые отличия от иных документов по предприятию.

Форма

Специальной формы такого документа в законодательстве не разработано, что обозначает вольный стиль. Как и любой другой, такой приказ печатается с расположением вверху листа реквизитов предприятия, адреса.

Ниже по центру располагают название – приказ, на следующей строке слева указывают пункт, где происходит смена главбуха и находится компания, а справа – дата.

Слева коротким столбиком описывают тему документа, в данном случае это выглядит так: «Касается передачи дел главным бухгалтером». Ниже, с абзаца, начинается текстовая часть документа.

Содержание бумаги

Первым пунктом руководитель фирмы, от имени и за подписью которого будет выпущен приказ, должен сообщить причину передачи финансовых бумаг, например: «В связи с увольнением главного бухгалтера такого-то приказываю:», и далее один за другим располагать пункты. Обязуя предоставлять папки, бумаги, информацию в компьютере, обязательно следует устанавливать срок, на протяжении которого должны быть выполнены поручения.

Следует оговорить и период, за который передается документация (обычно это 3 года).

Если главный счетовод старается скрыть информацию, не раскрыть все нюансы фактического положения финансов или налогов, наличия материалов и пр., или же откровенно игнорирует настоящий документ, то выходит, что приказ не исполняется, и не исключено, что работник, имеющий доступ к финансам фирмы, намерен скрыть злоупотребления.

В таком случае могут быть приняты совсем иные меры дисциплинарного воздействия, учтенные ТК РФ, а принять дела поручат уже комиссии, компетентность состава которой позволит прояснить ситуацию и выявить недостачу средств или материалов.

В приказе нужно указать конкретно ФИО и должность лица, сдающего дела, а также данные его преемника. Лицом, принимающим бумаги, может быть новый главбух, а если кандидатура еще не одобрена, тогда поручить приемку документации есть вариант заместителю или иному должностному лицу.

Важно, чтобы принимающая персона обладала достаточной компетентностью в финансовых вопросах, нюансах налоговой политики. После ухода сдающего лица всю ответственность берет на себя именно тот, кто принял дела и поставил свою подпись.

К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др

В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы

К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др. В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы.

Дата издания приказа должна соответствовать той, которая совпадает с журналом регистрации, и вместе с тем предварять процесс сдачи-приемки на 1-2 дня: задействованные в этом действе лица должны быть ознакомлены с документом под подпись.

В документе также оговариваются полномочия и обязанности тех, кто участвует в сдаче – приемке дел от главбуха. Так, например, можно указать, что в случае выявления недостачи или неувязок следует привлечь аудиторскую фирму. По результатам приемки должен быть составлен акт, о чем конкретно прописать в приказе поручение и указать лицо, ответственное за это.

Контроль за исполнением этого документа обычно руководитель оставляет за собой. Под текстом указывают полную должность руководителя и его ФИО, а после подписания перечисляют должности и ФИО каждого, кто должен быть ознакомлен с документом.

Всем, кто так или иначе причастен к передаче дел и упомянут в приказе, следует под подпись на первом экземпляре ознакомить с его содержанием. Именно такой приказ оформляется в 1 экз., необходимом для делопроизводства, а для всех, кто упомянут, секретарь подготовит копии.

Главбух не вправе уйти, не передав дела, и для контролирования этого процесса должен быть издан приказ по предприятию. Это простой документ для внутреннего оборота компании, но при составлении бумаги необходимо знать, что именно должен содержать такой документ.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

• учредительные и регистрационные документы;
• учетная политика;
• первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерские справки;
• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
• отчетность во внебюджетные  фонды;
• акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
• инвентаризационные описи;
• кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
• кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
• список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Отключить

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.). Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Отключить

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов,  правильность заполнения ее реквизитов и отражения  на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Порядок расторжения трудового договора с главным бухгалтером по собственному желанию

Данная процедура, если она осуществляется в рамках действия статьи 80 Трудового Кодекса Российской Федерации, ничем не отличается от процедуры увольнения другого сотрудника, который не занимает столь высокую и ответственную должность в организации.

Порядок расторжения трудового договора с главным бухгалтером, если он сам является инициатором такого расторжения, будет выглядеть следующим образом:

• подача заявления работодателю в срок не менее двух недель до предполагаемой даты окончания действия трудового договора;
• в течение времени, установленного по соглашению с работодателем, передача дел другим сотрудникам, в том числе если произошло назначение исполняющего обязанности главного бухгалтера;
• со стороны работодателя в течение того времени, которое рассматривается в качестве времени отработки, должны быть подготовлены все документы, которые будут сопровождать процедуру увольнения сотрудника, а также произведен расчет с выплатой всех причитающихся денежных средств;
• в день, который в заявлении главного бухгалтера указан как последний рабочий день в конкретной организации, работодатель обязан выдать увольняющемуся сотруднику трудовую книжку с проставленной в ней записью о причинах увольнения, дате, а также о номере приказа, а также произвести расчет с сотрудником путем выдачи ему на руки или перечисления всех денежных средств, которые он должен получить по итогам работы в конкретной организации.

Аналогичным будет и порядок расторжения трудового договора, если сотрудник выходит на заслуженный отдых по достижению пенсионного возраста или уходит на пенсию по инвалидности. Только срок, в течение которого будет готовиться расторжение трудового договора, существенно сократится, так как работодатель в соответствии с положениями ТК РФ будет обязан уволить такого сотрудника в тот же день, как только получит заявление об увольнении.

Срок в две недели является обязательным сроком, который должен пройти с момента подачи заявления, уведомляющего работодателя о прекращении трудовых правоотношений, до момента полного прекращения таких правоотношений.

Составление акта о приеме и передаче дел

Прием-передача дел оформляются при помощи соответствующего акта. Его подписание дает возможность установить временные границы ответственности при приходе нового бухгалтера, а также при сложении полномочий предыдущего.

Составленный акт передачи дел при увольнении отражает в себе весь объем сданных документов и полномочий, которые передаются новому работнику.

Ставится дата оформления бумаги и пишется информация о людях, которые провели прием-сдачу дел. После того, как акт будет подписан, можно увольнять главного бухгалтера по своему желанию при издании приказа об увольнении.

В день окончания отработки наниматель осуществляет все выплаты и вносит запись в трудовую книжку. Далее выпускается распоряжение об увольнении.

Сотрудник знакомится с приказом и отметками в трудовой под роспись, а затем получает на руки все положенные документы.

Ответственность

Какую ответственность главный бухгалтер после увольнения будет нести перед своим начальником? Никакую. После расторжения отношений и организации проверки бухгалтерии компании работник не будет иметь дел с бывшим начальником.

Тем не менее ответственность у главного бухгалтера все равно имеется. Такой работник, находящийся при исполнении свои обязанностей, несет полную ответственность за свои деяния — административную и даже уголовную.

Причиненный компании материальный ущерб главный бухгалтер обязан возместить. Например, за счет личных средств или путем удержания с увольняемого денег, положенных ему по расчетному листу.

К примеру, если организация по вине главного бухгалтера несвоевременно оплачивала налоги, сотруднику придется уплатить и налог, и штраф, и пени.

Что можно сказать об упущенной выгоде? Текущее российское законодательство не предусматривает никаких удержаний с главных бухгалтеров за недополученную прибыль.

Акт передачи

Для этого издается распоряжение руководителя:

• С отображением всех участников, которые имеют отношение к оформлению документа.
• Определения пошаговой инструкции передачи полномочий приемнику.
• Описания принципа оформления акта.

С принимающим дела бухгалтером предварительно заключается соглашение о материальной ответственности. Важным моментом при данных обстоятельствах, является ознакомление новичка с должностной инструкцией под роспись.

В приказе о процессе передачи требуется четко обозначить:

• Сведения о сотрудниках, участвующих в приеме-передаче (Ф.И.О. передающего и принимающего дела).
• Время выполнения приема-передачи, с учетом отчетных сроков (отобразить дату окончания процесса)
• Порядок фиксирования переданных материалов.
• Содержание приемно-передаточного документа.

С учетом того, что законодательными нормами предусмотрено хранение бухгалтерской документации не менее 5 лет (ФЗ №129), данное время берется за контрольное. При сдаче обязанностей новый главбух обязан убедиться в правильности составления и хранения документов. Если объемы проверки большие, выполняется выборочный просмотр документов.

Особенное внимание уделяется следующему:

• Наличию и актуальности учредительной документации.
• Текущим перечислениям взносов в ФНС, ФСС и ПФР.
• Содержанию выводов в проверочных актах, выполняемых ФНС.
• Отчетам по кассовому учету финансов.
• Материалов по учету основных фондов.
• Учету материальных средств.
• Выпискам по счетам банка.
• Документов, имеющим отношение к контрагентам.
• Документам по зарплате и кадровому учету.

Кроме документов, приемнику главбуха требуется ознакомится с порядком ведения учета на фирме. После завершения работы комиссии передаточный акт подписывается всеми участниками.

Приемно-передаточный акт представляет собой документ со следующим содержанием:

• Название фирмы, её реквизиты.
• Дата проведения передачи и оформления акта.
• Ф.И.О. участвующих работников (если члены комиссии приглашенные, то отображаются также сведения о них).
• Реквизиты документов, подлежащих передаче.
• Сведения об инвентарной проверке.
• Обнаруженные при передаче замечания.
• Подписи участников.

Заполненный приемно-передаточный документ обязан учесть все нюансы выполненной работы, с включением ошибок и недочетов.

Выплаты

Бухгалтеру в 2019 году положены стандартные выплаты в виде компенсаций за неиспользованные дни отпуска, а также заработной платы.

Помимо них, могут присутствовать дополнительные выплаты, оговоренные в локальных актах или коллективных договорах компаний. Также их наличие может быть прописано в соглашении сторон.

Есть возможность получения выходных пособий, но только в нескольких случаях. К ним можно отнести увольнение по причине ликвидации компании или вследствие сокращения штата ее сотрудников. В таких случаях пособия не достанутся только тем, кто работал на основании срочного договора.

Процедура передачи дел и подотчётных материалов

Передача дел — особенная и, пожалуй, самая важная часть процедуры увольнения и для нанимателя, и для увольняющегося главбуха. И хотя трудовое законодательство не регламентирует этот процесс и не обязывает бухгалтера передавать дела, однако при расторжении трудового соглашения необходимо следовать определённым законодательным актам, регулирующим этот вопрос. Это будет являться не только страховкой стабильной последующей работы для предприятия, но и «соломкой» для увольняющегося человека, которая поможет избежать ответственности при выдвижении против него обвинений и претензий.

Главный бухгалтер напрямую подчинён руководителю компании, так гласит закон от 06.12.2011 №402-ФЗ, регламентирующий бухгалтерский учёт. Оставляя должность, главбух обязан передать дела уполномоченному лицу, назначенному руководством. Это необязательно должен быть новый главбух, это может быть бывший подчинённый или начальник финансовой службы, другое лицо, которое указано в локальном нормативном акте. Если преемник отсутствует, бухгалтер-руководитель должен передать дела напрямую гендиректору предприятия.

Процедуру трансляции дел рекомендуется провести пошагово, выполнив следующие кадровые процессы:

1. Выпуск приказа о приёме-передаче дел от главбуха. Составляется он в произвольной форме. Главное, чтобы вся процедура была ратифицирована, были указаны ответственные лица, сроки, шаги при передаче должностных обязанностей и пр.

2. Инвентаризация или просто проверка кассы предприятия, имущества и остаточных денежных средств, а также состояния бухгалтерской отчётности и наличия определённой документации, касающейся компетенций главбуха. При этом увольняющийся сам должен присутствовать при сверке. По результатам составляется опись, которая подписывается главбухом и членами комиссии. Инвентаризация является обязательной, если соблюдено хотя бы одно из условий:
   • это установлено в локальных нормативных актах организации (смотри пункт 3 статьи 11 закона №402-ФЗ);

   • главный бухгалтер — материально ответственное лицо (п. 22 Положения по ведению бухгалтерского учёта, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 №119н).

3. Прямая передача дел и ценностей. Дела передаются на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В отчётность должны входить:
   • ключевые финансовые показатели предприятия;
   • состояние учётной первички, отчётности, а также материального и денежного учёта;

   • перечень действий, которые нужно предпринять для оптимизации учёта и финконтроля.

4. Составление акта приёма-передачи, отражающего фактическое присутствие документации и состояние бухотчётности. Как правило, акт составляется по числу заинтересованных сторон — для уходящего главбуха, принимающего дела работника и отчётности предприятия. Нужно знать, что акт приёма-передачи должен быть подписан как принимающей, так и сдающей стороной. Все передаваемые документы должны быть зарегистрированы в реестре-описи. Фактической передаче подлежат уставные и регистрационные документы юридического лица (компании), а также полная учётная документация за срок не менее пяти последних лет (так как бухгалтерская отчётность должна храниться в архиве компании не менее пяти лет, как гласит статья 29 ФЗ «О бухучёте» №402-ФЗ).

Нужно помнить обеим сторонам, что в трудовом законодательстве не установлена возможность продления отработки. Поэтому, если дела никем не приняты, главбух имеет полное право с установленной в приказе даты не выходить на рабочее место. Стоит только помнить, что в полноценной передаче дел и документов заинтересованы обе стороны взаимоотношений.

Почему уходят главбухи

Как и любой сотрудник предприятия, главный бухгалтер может уволиться сам или быть уволенным по инициативе работодателя. Никакая особая процедура при этом не предусмотрена, т. е., его увольнение производится на общих основаниях.

Увольнение по собственному желанию

Если сотрудник принял решение об увольнении самостоятельно (по собственному желанию — ст. 80 ТК РФ), он обязан за две недели до даты планируемого ухода известить об этом администрацию предприятия, подав письменное заявление. На следующий день после подачи такого заявления начнётся отсчёт обязательного для отработки срока.

По истечении положенных двух недель главный бухгалтер вправе уйти даже в разгар годового отчёта или накануне налоговой проверки.

Увольнение по инициативе работодателя

Встречаются и ситуации, когда работодатель решает заменить главного бухгалтера. В действующем законодательстве прописаны основания для принятия такого решения:

• Смена собственника компании — п. 4 ст. 81 ТК РФ: новый владелец может расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером.
• Ущерб, нанесённый решениями главного бухгалтера — п. 9 ст. 81 ТК РФ: в этом случае должны быть представлены доказательства причинения такого ущерба, иначе сотрудник может обжаловать своё увольнение в суде.
• Несоблюдение трудовых обязательств — п. 5 ст. 81 ТК РФ: в случае если главный бухгалтер без уважительной причины не выполняет свои функции или имеет дисциплинарные взыскания.
• Несоответствие занимаемой должности — п. 3 ст. 81 ТК РФ: такое несоответствие должно быть подтверждено заключением аттестационной комиссии.
• Прекращение работы организации — п. 1 ст. 81 ТК РФ.
• Сокращение штата работников предприятия — п. 2 ст. 81 ТК РФ.
• Появление на работе в состоянии наркотического, алкогольного либо токсического опьянения — ст. 76 ТК РФ.
• Наличие медицинского заключения о том, что данная работа противопоказана сотруднику — ст. 76 ТК РФ.
• Требование органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации — ст. 76 ТК РФ.

Однако тут (как и всегда) есть свои тонкости. Например, нельзя уволить за несоответствие занимаемой должности:

• Беременную сотрудницу (ч. 1 ст. 261 ТК РФ)
• Женщин, имеющих ребёнка в возрасте до трёх лет (ч. 4 ст. 261 ТК РФ)
• Одиноких матерей, воспитывающих ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребёнка в возрасте до 14 лет (ч. 4 ст. 261 ТК РФ)
• Других лиц, воспитывающих ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребёнка в возрасте до 14 лет без матери (ч. 4 ст. 261 ТК РФ)
• Родителей (иного законного представителя ребёнка), являющихся единственным кормильцем ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет либо единственным кормильцем ребёнка в возрасте до 3 лет в семье, воспитывающей 3 и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребёнка) не состоит в трудовых отношениях (ч. 4 ст. 261 ТК РФ)
• Сотрудника, находящегося на больничном или в отпуске (ст. 81 ТК РФ)

А ещё есть профсоюзы (с которыми тоже бывает нелегко договориться) и бездна всяких нюансов и ограничений. В общем, грамотная юридическая поддержка при увольнении главного бухгалтера по инициативе работодателя совершенно необходима (впрочем, как и при увольнении любого сотрудника).

Какими бы основаниями ни руководствовался работодатель, принимая решение об увольнении главного бухгалтера, он должен быть готов убедительно обосновать свою позицию.

Например, просто недоверия и подозрений в хищениях или растрате денежных средств недостаточно, как и косвенных улик. Нужны неопровержимые доказательства, полученные в ходе официального расследования с привлечением полиции. В противном случае грамотный главбух добьётся восстановления в должности через суд, и предприятие оплатит ему вынужденный прогул.

Увольнение по соглашению сторон

Бывают случаи, когда главбух и работодатель расстаются, что называется, по любви и согласию, а точнее, по соглашению сторон (такая возможность предусмотрена п. 1 ст. 77 ТК РФ).

При достижении соответствующего соглашения сторон двухнедельная отработка не является обязательной для уходящего сотрудника. И именно поэтому такой вариант увольнения главного бухгалтера встречается достаточно редко. Почему? Ну, это просто.

Главный бухгалтер: третий после Бога

По большому счёту, главный бухгалтер — не самый счастливый человек на земле. У него всегда много работы, она требует перманентного самосовершенствования (а как иначе при часто изменяющемся законодательстве?). Он должен принимать решения и нести за них ответственность вплоть до уголовной, его ошибки чреваты той же уголовной ответственностью, и им постоянно все недовольны:

• Государство — из-за того, что получает мало налогов
• Собственник — из-за того, что платит много налогов
• Подчинённые — из-за того, что главбух искренне считает рабочий день ненормированным для всех
• Собственная семья — из-за того, что он горит на работе, а дома только устало чадит

Главный бухгалтер знает абсолютно всё о деятельности своей фирмы, обо всех совершённых или планируемых хозяйственных операциях, о каждом договоре и контрагенте, о производстве и продажах, о денежных потоках и товарно-материальных ценностях, об отпусках и командировках, о долгах и налогах.

Важно! Подпись главного бухгалтера стоит рядом с директорской на финансовых и правовых документах, он каждый день принимает сотни разнообразных решений и несёт ответственность за них перед собственником бизнеса, работодателем, коллективом и государством.

В общем, для своего предприятия главный бухгалтер — третий после Бога (поскольку первые два — собственник и руководитель). Поэтому увольнение такого сотрудника — всегда стресс для бизнеса, независимо от причины ухода.

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Образец документа, оформляемого при сдаче документации прежним сотрудником, может быть аналогичным описи. Однако, по мнению экспертов, этого недостаточно для последующей работы нового сотрудника. В акт следует включить сведения обо всех остатках по счетам, выявленным при инвентаризации. При этом вопрос о необходимости ее выполнения остается сегодня спорным. Некоторые сотрудники проводят только ревизию финансов. В частности, проверяются остатки по счетам и по кассе, кредиторская и дебиторская задолженности. Другие бухгалтеры считают необходимой инвентаризацию и основных средств, а также материально-производственных запасов.