Документы, предоставляемые при поставке товара

Поставщик-физлицо

Зачастую розничные торговые предприятия с целью расширения ассортимента приобретают продукцию у населения. Такие товары отличаются низкой стоимостью и высоким качеством.

Закупка производится на основании договора. Отношения между сторонами сделки регламентируются нормами гл. 30 ГК (пар. 1).

Особенность закупки товара состоит в том, что в качестве одного из участников выступает гражданин, не имеющий статуса ИП, а другого – юрлицо. Согласно правилам, соглашение между ними должно оформляться письменно. Такая форма договора нужна предприятию и для документального подтверждения своих затрат.

Документальное оформление возврата товаров

При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. 2.1.9. Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной.

Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки. 2.1.10. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками.

Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя

При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.

На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.

Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:

Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
Убедиться в платежеспособности стороны.
Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.

По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Проверка

При поступлении товара контроль его качества, соответствия фактического наличия сведениям сопроводительной документации, а также маркировке, указанной на таре, осуществляет материально ответственный работник. Проверку может провести не только непосредственно кладовщик, но и заведующий складом или даже руководитель предприятия.

При приеме продовольственных продуктов необходимо учитывать следующее:

Мясо следует принимать с ветеринарным клеймом и документом, подтверждающим осмотр ветнадзора.
Птица должна поступать в потрошеном виде. Исключение предусмотрено для дичи.
Принимать яйца без ветсвидетельства на каждую партию, с поврежденной оболочкой, загрязнениями на них не допускается.
Молочные продукты должны поступать в чистой таре и целой упаковке.
Рыба (копченая, охлажденная), изделия и полуфабрикаты из нее направляются сразу на продажу. Хранение этих продуктов на складе не допускается.
Прием слабо- и безалкогольных просроченных напитков, продукции в бутылках, не имеющих этикеток, с поврежденными пробками/крышками, осадками и иными дефектами не допускается.
Хлебобулочные изделия, хлеб должны поступать на склад с проверкой качества; вес каждого вида продукции должен соответствовать техусловиям и стандартам.

Нужна ли ТТН при доставке товара своими силами?

Налоговые органы при проведении проверок до 25 июля 2011 года требовали от налогоплательщиков ТТН даже в случаях, когда налогоплательщики не являлись заказчиками перевозки или перевозка осуществлялась собственным транспортом.

Аналогичную позицию позднее занял Минфин России. Он разъяснил, что если организация не оплачивает транспортировку товаров, то для оприходования и отражения в учете стоимости приобретенных товаров может служить оформленная ТТН по форме 1-Т либо ТОРГ-12.

Таким образом, если сторона договора поставки не привлекает перевозчика, ТТН может не быть. Однако необходимо помнить, что в случае признания контрагента недобросовестным налоговый орган всегда будет требовать подтверждения реальности поставки и только ТОРГ-12 будет недостаточно.

План поставок

Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Имея данные о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад. А зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки), можно обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно и поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75–80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.

Реализация планирования может быть осуществлена как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на рисунках 1 и 2.

На первом этапе в таблицу вносятся данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумма объема поставок на склад сравнивается с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дата размещения заказа у поставщика перемещается таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможности склада, и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Рис. 1 Первоначальный вариант графика поставок

Рис.2. Скорректированный график поставки

Нормативное регулирование

Отражение услуг в данном случае зависит от того, относятся ли услуги к полученным материалам или являются самостоятельным расходом.

Если услуга:

относится к закупленным материалам, то ее стоимость увеличивает стоимость материалов и в бухгалтерском (п. 6 ПБУ 5/01), и в налоговом (п. 2 ст. 254 НК РФ) учете;
не относится к закупленным материалам, то она отражается как самостоятельный расход в зависимости от характера услуги:
- в БУ как расходы по обычным видам деятельности либо прочие расходы (п. 4 ПБУ 10/99);
- в НУ как расходы, связанные с производством и реализацией, либо как внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Поступление товаров и услуг

Схема отражения услуг в 1С

Отразите поступление материалов и услуг, не входящих в их стоимость, документом Поступление (акт, накладная) вид операции Товары, услуги, комиссия в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные).

Укажите в шапке документа:

Контрагент — поставщик материалов, выбирается из справочника Контрагенты.
Договор
Вид договора — С поставщиком.
— документ, по которому ведутся расчеты с поставщиком:

Укажите на вкладке Товары:

Склад — место хранения материалов, выбирается из справочника Склады;
Номенклатура — приобретаемые материалы, выбирается из справочника Номенклатура;
Счет учета — счет учета приобретенных ТМЦ, в нашем примере 10.01 «Сырье и материалы».

Укажите на вкладке Услуги:

Номенклатура — приобретаемые услуги, выбирается из справочника Номенклатура;
Счет учета — счет учета затрат по приобретенным услугам, в нашем примере «Общехозяйственные расходы»;
Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат, в нашем примере Прочие затраты
Вид статьи — Прочие расходы.
:

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Дт 10.01 Кт 60.01 — принятие к учету материалов;
Дт Кт 60.01 — учет затрат на услуги по сборке офисного стеллажа;
Дт 19.03 Кт 60.01 — принятие к учету НДС по материалам;
Дт 19.04 Кт 60.01 — принятие к учету НДС по услугам.

Зарегистрируйте счет-фактуру поставщика по кнопке Зарегистрировать в нижней части документа Поступление (акт, накладная).

Подготовка склада к приемке

Как правило, на многих складах никакой подготовки к приемке товара вообще не проводится. Зачастую перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен при прибытии транспортного средства на склад.

Такой принцип работы сопровождается регулярными авралами, возникновением очередей из транспортных средств, ожидающих разгрузку. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар может размещаться в проездах, что в последующем существенно усложняет работу склада.

Избежать перечисленных проблем позволит своевременное поступление на склад точной информации об ожидаемых поставках:

перечень товарных позиций;
количество, вес, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);
сроки поступления товара;
сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;
наименования поставщика;
тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное количество паллет;
информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);
количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).

Для удобства следует создать специальную форму документа, в которую эта информация экспортировалась бы автоматически, либо вносилась вручную, в зависимости от возможностей информационной системы управления складом.

Обладая информацией об ожидаемых поставках, складская служба может подготовить пространство в зоне приемки, определить количество персонала для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить необходимую технику, тару, упаковочный материал, а затем правильно и эффективно разместить поступающую продукцию на хранение.

Поступление товаров, выполнение работ, оказание услуг до получения ЭСФ

Ситуация, когда сначала поступают товары, выполняются работы, оказываются услуги, а затем от поставщика поступает ЭСФ, наиболее распространена на практике.

В соответствии со
в общем случае ЭСФ может быть выписан в течение 15 календарных дней после даты совершения оборота.

Если месторасположение поставщика и покупателя позволяет оперативно доставить товары, то они могут быть получены до выписки ЭСФ.

Поступление товаров, работ, услуг оформляется документом Поступление ТМЗ и услуг. Документ оформляется датой поступления. Так как ЭСФ от поставщика на момент оформления документа не получен, в документе будут отсутствовать сведения о счете-фактуре.

Важно!

В данной ситуации НДС подлежит отнесению в зачет по дате выписки ЭСФ. Подробнее о том, как отразить это в конфигурации в статье .

При получении от поставщика электронного счета-фактуры по данной операции, на основании документа Электронный счет-фактура создается документ Счет-фактура (полученный).

Документ Счет-фактура (полученный) заполняется автоматически на основании сведений, указанных в ЭСФ. Для корректного отражения сведений о поставщике, товаре (работе, услуги), единице измерения, в ЭСФ необходимо
.

Так как НДС по данной операции относится в зачет не по дате поступления ТРУ, а по дате выписки ЭСФ поставщиком, в системе на основании документа Поступления ТМЗ и услуг создается документ Регистрация прочих операций по приобретенным товарам (работам, услугам) в целях НДС с видом Регистрация оборота. Дата документа должна соответствовать дате выписки ЭСФ поставщиком по данной операции.

К документу Регистрация прочих операций по приобретенным товарам (работам, услугам) в целях НДС регистрируется ранее созданный документ Счет-фактура (полученный).

Таким образом, будет сформирована цепочка документов: Поступление ТМЗ и услуг – Регистрация прочих операций по приобретенным товарам (работам, услугам) в целях НДС– Счет-фактура (полученный) – Электронный счет-фактура.

Неотфактурованная поставка

Если товары поступили без документов, то их также необходимо принять к учету. Обычно такие товары приходуют по рыночным или учетным ценам. Об этом сказано в пунктах 36 и 39 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Товар, поступивший без товаросопроводительных документов, называется неотфактурованным. Принять его к учету можно на основании акта, например, по форме № ТОРГ-4, составленного комиссией с участием материально ответственного лица (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

После получения товаросопроводительных документов сравните указанную в них цену с учетной ценой, по которой товары были оприходованы. Если учетная цена равна цене поставщика, ее корректировать не нужно. Если цены не совпадут, записи в учете по приходу товаров нужно исправить.

Порядок корректировки цены товара по неотфактурованной поставке зависит от того, остались товары на складе или уже были реализованы. Если на дату поступления документов вся партия товаров еще на складе, увеличьте ее стоимость на разницу между учетной стоимостью и стоимостью по документам поставщика. Если часть товаров реализована или списана в производство, корректировку проведите так:

1. Определите разницу между учетной ценой товаров и ценой по документам поставщика.

2. Определите долю товаров, которые остались на складе и которые списаны в производство.

3. Увеличьте стоимость товаров в части товаров на складе.

4. Увеличьте расходы в части списанных (реализованных) товаров.

Пример корректировки стоимости товаров после получения документов поставщика. На момент получения документов часть товаров реализована

ООО «Альфа» в сентябре получило от поставщика товары без документов. Товар оприходовали по учетной цене 300 000 руб. Накладные и счета-фактуры были получены «Альфой» в ноябре. По документам стоимость товаров оказалась выше по сравнению с учетными ценами. Разница составила 30 000 руб. На момент поступления документов часть товаров на сумму 80 000 руб. была реализована. Доля проданных товаров составила 27 процентов (80 000 руб. : 300 000 руб. × 100%). Доля товаров, которые числятся на складе, – 73 процента (220 000 руб. : 300 000 руб. × 100%).

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие корректировки.

При оприходовании товаров:

Дебет 41 Кредит 60 субсчет «Расчеты по неотфактурованным поставкам» – 300 000 руб. – оприходованы товары по учетной цене;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по неотфактурованным поставкам» Кредит 60 – 300 000 руб. – отражена задолженность перед поставщиком.

После получения документов поставщика:

Дебет 41 Кредит 60 – 21 900 руб. (30 000 руб. × 73%) – увеличена стоимость товаров на складе по неотфактурованной поставке;

Дебет 90-2 Кредит 60 – 8100 руб. (30 000 руб. × 27%) – увеличены расходы в части проданных товаров по неотфактурованной поставке.

Ситуация: нужно ли распечатывать акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1), составленный в электронном виде?

Ответ: нет, не нужно, если на документе есть электронные подписи.

Акт о приемке по форме № ТОРГ-1 может быть составлен как на бумаге, так и в электронном виде (п. 12, 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Независимо от этого он должен быть подписан лицами, которые сдают и принимают товары (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Если организация ведет учет на основании электронных документов, то их заверяют электронными подписями в порядке, установленном Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Правомерность использования электронной подписи подтверждена письмом Минфина России от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297.

Синтетический учет и аналитика

Торговые предприятия ведут обычно учет и на складе, и в бухгалтерских документах. Бухгалтеры могут использовать только синтетический метод. На складе, в свою очередь, ведется аналитический учет.

Последний осуществляется по:

юрлицам и обособленным подразделениям;
материально ответственным работникам;
ассортименту продукции.

Аналитика может вестись также в разрезе, удобном для предприятия.

Учет продукции ведется в соответствии с первичной документацией только в стоимостном или и в стоимостном, и в натуральном выражении. Второй вариант считается наиболее целесообразным.

В начале деятельности предприятие должно определить способ хранения изделий: сортовой или партионный. От этого будет зависеть и метод учета.

Партионный способ удобен для организаций, реализующих:

медикаменты;
продукты питания;
косметику и прочие товары, срок годности которых относительно небольшой.

Сортовой способ предполагает ведение карточек учета или товарной книги. Для каждого отдельного наименования и сорта используется своя страница либо карточка.

В бухучете сведения регистров складского учета могут не дублироваться. При сальдовом (оперативно-бухгалтерском) методе специалист, ответственный за оприходование продукции, должен периодически проверять правильность записей складского учета. Ошибки необходимо исправлять непосредственно при выявлении.

Факт реальности поставки должен быть документально подтвержден

Регистрация контракта, прописывание в нем всех условий сотрудничества являются гарантией честного сотрудничества. С точки зрения юрисдикции ИП имеет большие отличия от обществ с ограниченной ответственностью или акционерных обществ. У юридического лица, как правило, есть директор, который является представителем фирмы. А у частного предпринимателя только он сам и является носителем полномочий по руководству компанией.

Заключение договора

У индивидуального предпринимателя может быть приказом назначен директор, однако им не имеет права являться сам владелец. Поэтому ведущее лицо, указываемое в договоре – это сам бизнесмен. Список документов, необходимый, чтобы заключить договор с индивидуальным предпринимателем:

документ, удостоверяющий личность – паспорт и ксерокопия;
если коммерсант регистрировал свое предприятие до 2017 года, необходимо свидетельство о регистрации ИП;
ИНН;
выписка из ЕГРИП – для тех, кто регистрировал бизнес, начиная с 2017 года.

Сбор документации

Выше представлен полный перечень документов для договора ИП с ИП, необходимый для заключения договора на аренду помещения, поставку товара или оказание услуг. При желании партнер может запрашивать дополнительную информацию. Человек имеет возможность проверить через сайты различных служб финансовую состоятельность будущего партнера, прежде чем заключать какое-либо соглашение.

Можно дополнительно затребовать документацию при выборе поставщиков. В ней указывается, какие критерии использует компания при выборе партнеров для закупки товаров или при оказании услуг и прочего. Это упростит разбирательства, если возникнут какие-то серьезные проблемы.

Обратите внимание! В список документов для сотрудничества можно включить и документ об аренде бизнесменом помещения, в котором он ведет коммерческую деятельность

А индивидуальный предприниматель задерживает платеж уже на два месяца. В этом случае при подаче заявления в суд нужно будет знать имя, фамилию, отчество коммерсанта, к какой налоговой он относится. Выписка из ЕГРИП свидетельствует о том, что человек законно ведет свой бизнес, зарегистрировав его в госорганах.

Бизнесмены выясняют отношения

Даже если предполагается недолгая работа между предприятиями, все равно принято создавать договор. Это страховка на случай поставки продукции ненадлежащего качества, недопоставки товара или услуг. Также нельзя обойтись без уставного документа, он нужен для того, чтобы подтвердить правомочность действий фирмы, ее местонахождение.

Дополнительная информация! Если предприниматель заключает договор с организацией, занимающейся вывозом мусора, нужно составить регулирующий отношения документ. Это позволит избежать несвоевременного оказания услуг или выполнения работ по вывозу отходов в неполном объеме.

Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц:

Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые — нет ни Устава, ни учредительного договора.
Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Выявление недостачи

Если фактическое количество (качество, ассортимент) товаров не соответствует документам передающей стороны, то необходимо приостановить приемку товара и вызвать представителя организации поставщика (изготовителя). Если в установленные сроки представитель поставщика (изготовителя) не прибыл, то покупатель имеет право провести приемку этого товара без него с привлечением независимого специалиста. Такие правила установлены пунктом 2.1.7 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 и указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

При выявлении недостачи (порчи) российских товаров комиссия составляет акт. Его можно составить по форме № ТОРГ-2, а при недостаче (порче) импортных товаров – по форме № ТОРГ-3.

Ситуация: обязана ли торговая организация-покупатель проверять количество (качество) полученного товара в каждой упаковке? Приемка товара проводится на складе покупателя.

Порядок приемки товаров получателем в каждом конкретном случае может регулироваться законодательством, государственными стандартами, договором или обычаями делового оборота (ст. 474, 513 ГК РФ).

По общему правилу торговые организации не проверяют количество и качество товара, если он поступил в невскрытой упаковке (таре). Проверку количества (качества) в этом случае можно провести при последующей продаже товара. Проводить приемку в таком порядке рекомендует пункт 7 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 15 июля 1965 г. № П-6 и пункт 5 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7. Организации могут применять этот порядок по взаимной договоренности (п. 14 постановления ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В то же время в договоре может быть определен и другой порядок приемки товаров, в том числе предусматривающий обязательный осмотр каждой единицы товара.

Ситуация: нужно ли лицу, принимающему товар, подписывать накладную, по которой при приемке выявлена недостача?

Ответ: да, нужно.

При получении товара ответственный сотрудник организации должен расписаться в товаросопроводительных документах. Объясняется это тем, что фактически передача товара состоялась, а значит, первичный документ должен быть оформлен. В частности, это означает, что на документе должны стоять подписи лиц, принимавших товар. Чтобы зафиксировать в документе недостачу, рядом с подписью сделайте пометку «Недостача (порча) товара отражена в акте № ___ от ________ 200 _ г.». Такие выводы можно сделать на основании статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Другие варианты регистрации факта поступления товаров

Можно также принять товары/услуги с помощью других документов в программе, которые позволяют вводить в реестры нестандартные поступления.

Например:

регистрация поступления дополнительных растрат;
предпринимательские затраты;
отчетность по комитентам;
ГТД по импортированным товарам.

Для регистрации дополнительных затрат существует документ «Поступление дополнительных расходов», в котором пользователь может зафиксировать поступающие расходы по контрагентам, в том числе включенные в суммы себестоимости поступающих товаров и других материальных ценностей (ТМЦ)

Нужно обратить внимание, что сюда входят также и растраты на заготовку товарной базы, но не включены коммерческие затраты

На этой странице можно вручную распределять суммы затрат по поступающим товарам. В документе предусмотрены возможности повышения цен на такой товар, а также создания и фиксации сумм долгов перед контрагентами в соответствии со стоимостью полученных от них услуг.

Таким образом данный документ является аналогом файла «Поступление товаров и услуг», и он предоставляет пользователю методы для регистрации операций по поступающим услугам, которые входят в конечную себестоимость ТМЦ.

В программе существует шаблон документа «Расходы предпринимателя», который позволяет отслеживать работу ИП (индивидуальных предпринимателей). Данный документ не содержит в себе множества настроек и полей, так как с его помощью просто выводятся на экран частные предпринимательские расходы, и передаются по кредиту 84 счета.

Через документ «Отчеты комитентам» можно зарегистрировать факты оплаты за услуги/товары. Здесь можно ввести в систему такие варианты действий:

фиксация операций по продажам товаров, которые были получены для проведения комиссии;
отображение операций, которые оказывались под именем принципала услуг;
вывод сумм вознаграждений агентам за полученные от них услуги.

Если структура не предоставляет услуг агентов, а также не принимает ТМЦ на продажу, то этот документ в системе неактивен.

Такие опции позволяют добавлять товары в реестры программы, и вводить данные о фактах приема товаров на складские комплексы. Также реализованы возможности для отслеживания и учета получаемых услуг. Оператор программы имеет возможность создавать полноценные проводки по поступающим ТМЦ на склады, а также совершать нестандартные операции по регистрации и обработке данных.

Можно ли учесть МПЗ для целей налогообложения прибыли

Если товаросопроводительные документы вы получите до реализации полученных товаров либо списания в производство полученных материалов, то с налоговым учетом их стоимости проблем не возникнет. Ведь стоимость таких ценностей будет учтена в составе расходов уже при наличии документов, подтверждающих приобретение этих МПЗ .

Однако если документы поступят позже продажи товаров (списания материалов), то проблемы возможны. По мнению контролирующих органов, до поступления первички от поставщика стоимость МПЗ не может уменьшать базу по налогу на прибыль. Ведь расходы документально не подтверждены . А это обязательное условие признания налоговых расходов. Отсюда вытекает и вторая сложность: в каком периоде признавать расходы в виде стоимости МПЗ, проданных (списанных) до поступления документов по ним от поставщика. Хорошо, если документы пришли, когда год, в котором МПЗ списаны, еще не закончился. Тогда это будут расходы текущего года , поскольку база по налогу на прибыль рассчитывается нарастающим итогом. А если документы поступят уже в следующем году?

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

«Согласно ст. 252 НК РФ все расходы организации должны быть обоснованны и документально подтверждены. Следовательно, стоимость приобретенного товара нельзя признать в расходах в целях налогообложения прибыли до того момента, пока не получены сопроводительные документы на товар. Таким образом, стоимость товара можно будет учесть в расходах периода, когда он поступил, только после получения всех необходимых документов. И организации придется подать уточненную декларацию, отражающую произведенные расходы».

Как видим, в Минфине придерживаются позиции, согласно которой в любом случае придется подать «уточненку» за период, в котором материальные ценности реализованы (списаны) .

Таким образом, описанный порядок действий — для тех, кто не хочет спорить с налоговиками. Ведь и суды, включая ВАС РФ, зачастую придерживаются именно его .

Следующий возможный вариант учета стоимости МПЗ, списанных в прошлом году, — также после поступления документов, но уже в текущем периоде в качестве внереализационного расхода в виде убытков прошлых лет . При этом, даже если налоговый орган не согласится с этим подходом, пени по налогу на прибыль за прошлый год вам начислить не могут, поскольку налоговая база того года не была занижена . Кроме того, раз налоговая база прошлого года не корректируется, нет обязанности подавать уточненную декларацию по налогу на прибыль .

Конечно, второй вариант учета расходов гораздо легче применять на практике. Но еще раз подчеркнем, что он может привести к спору с проверяющими.

И наконец, самый рискованный вариант — признать расходы в том периоде, когда списаны МПЗ, не дожидаясь прихода первички от поставщика, считая документами, подтверждающими расходы на приобретение, договор с поставщиком и оформленные вами самими акты. Но поскольку это очень даже небезопасно, постарайтесь получить от поставщика хотя бы копии подтверждающих документов. Включите стоимость МПЗ в расходы на основании копий, а после поступления оригиналов просто замените документы. Если же проверка нагрянет неожиданно (до получения оригиналов документов), то подтверждайте факт приобретения МПЗ теми документами, которые будут у вас на руках.

Пункт 2 ст. 272, пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ. Пункт 1 ст. 252 НК РФ. Пункты 2, 5 ст. 254, пп. 3 п. 1 ст. 268, ст. ст. 319, 320 НК РФ. Пункт 1 ст. 272, п. 1 ст. 54 НК РФ. Постановление Президиума ВАС РФ от 09.09.2008 N 4894/08; Постановления ФАС ВВО от 01.03.2006 по делу N А11-5827/2005-К2-24/239; ФАС СЗО от 08.11.2006 по делу N А21-7106/2005; ФАС УО от 22.06.2006 по делу N Ф09-5293/06-С7; ФАС ЦО от 02.10.2006 по делу N А09-1331/05-13-21; ФАС ЗСО от 05.09.2007 N Ф04-5962/2007(37734-А45-40). Подпункт 1 п. 2 ст. 265 НК РФ; Постановление ФАС УО от 09.01.2008 N Ф09-10856/07-С3. Статьи 75, 122 НК РФ; Постановления ФАС СЗО от 16.04.2007 по делу N А56-14502/2006; ФАС ПО от 15.02.2007 по делу N А12-13348/06-С33, от 19.10.2006 по делу N А12-7537/06-С10; Письмо Минфина России от 06.09.2007 N 03-03-06/1/647. Пункт 1 ст. 81 НК РФ.

Поставки без документов

Согласно п. 8 ст. 250 Налогового кодекса РФ рыночную цену такого имущества следует включить в состав внереализационных доходов.

Документы получены с опозданием

Рассмотрим две ситуации.

Вторая ситуация: неотфактурованные товары реализованы (материалы переданы в производство) до поступления документов. В этом случае бухгалтеру придется пересчитать прибыль за тот период, когда произошла реализация. А именно включить в состав расходов стоимость проданных товаров. Если же речь идет о материалах, то нужно учесть их цену (без НДС) в стоимости реализованной продукции. Само собой, при этом придется представить в налоговую инспекцию уточненную декларацию по налогу на прибыль. Данный порядок не зависит от того, когда были получены документы: в том же году, что и товары (материалы), или на следующий год.

О.В.Урусова

Заместитель директора

ООО «Аналитическое бюро «Аудит»

Подписано в печать

26.07.2006

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

Вот, что я только что нашла:

МИНФИН РФ ———————————————————————————П и с ь м о

25/01/2007 N 03-11-04/3/23

Вопрос: Наша организация занимается общественным питанием (бар), переведена на уплату ЕНВД. Есть производственная необходимость закупать продукты часто и небольшими партиями.

Поступление товара в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Поступление товара на оптовый склад

Рассмотрим, как поставить товар на приход в 1С 8.3 на примере:

Поступление товаров от поставщика отразите документом Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная) в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные) — кнопка Поступление — Товары (накладная).

В шапке укажите:

Накладная № от — номер накладной и дата, указанные поставщиком;
Склад — склад или место хранения, на которые товары поступают. Выбирается из справочника Склады.

Если право собственности на товар перешло к Организации, но фактически товар еще не поступил на склад, то рекомендуется использовать виртуальный склад, например, Товары в пути.

В табличной части накладной отразите товары, поступившие от поставщика: укажите их наименование из справочника Номенклатура, количество, цену приобретения, сумму НДС, счета учета товаров и НДС.

Добавить товар в табличную часть можно:

автоматически, если накладная заполняется на основании документа Счет от поставщика или Доверенность;
по кнопке Добавить;
по кнопке Подбор;
по кнопке Добавить по штрихкоду.

Изучить подробнее про установку счетов номенклатуры, узнать подробно о способах подбора номенклатуры.

Если в накладной поставщика присутствует импортный товар, то при вводе документа Поступление (акт, накладная) в табличной части заполните поля Номер ГТД и Страна происхождения:

Номер ГТД — регистрационный номер таможенной декларации. Номер ГТД выбирается из справочника Номера таможенных деклараций.
Страна происхождения — страна происхождения импортных ТМЦ. В эту графу автоматически подставляется то значение, которое указано в разделе Импортный товар карточки номенклатуры. Если в карточке номенклатуры не заполнена страна происхождения, то ее можно выбрать из справочника Страны мира.

Документальное оформление приемки товара

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. документ по оприходованию товаров. В 1С используется Приходный ордер по форме М-4.

Приходный ордер подписывает работник, принявший товары (например, кладовщик) и лицо, сдавшее товары (например, грузоперевозчик, подотчетное лицо).

Бланк можно распечатать по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) документа Поступление (акт, накладная). PDF

Регистрация СФ поставщика

Для регистрации входящего счета-фактуры укажите его номер и дату внизу формы документа Поступление (акт, накладная), нажмите кнопку Зарегистрировать.

Изучить подробную схему приобретения товаров в 1С

Поступление товара на розничный склад

Поступление товара на розничный склад в целом не отличается от поступления товара на оптовый

Единственное, на что необходимо обратить внимание при поступлении товаров в неавтоматизированную торговую точку, — это настройки: если учет ведется по продажной стоимости

и без учета номенклатуры,

то в документе Поступление (акт, накладная) не отображается графа Номенклатура, а просто указывается общая сумма по поступившим товарам и их розничная стоимость.