Оформление прогула работника: акт и приказ

Порядок дачи объяснений за проступок

Любое нарушение, произведенное работником, должно быть зафиксировано в специальном акте. Данный документ составляется его непосредственным начальником с привлечением как минимум двух свидетелей (также сотрудников организации).

В акте должно быть зафиксировано:

• время,
• место совершенного проступка
• суть проступка.

Далее руководитель обязан потребовать с подчиненного объяснения. При этом работник имеет право давать их как в устном, так и в письменном виде.

Письменные необходимы лишь в том случае, если они позволяют проанализировать и оценить вескость и уважительность причин проступка и могут напрямую повлиять на строгость возможного наказания.

По закону период для запроса и дачи объяснительной записки может определяться внутренними нормативными положениями компании, но в любом случае, он не должен превышать срок в один месяц.

Если работник пишет объяснительную, то в дальнейшем она либо служит обоснованием для того, чтобы освободить его от наказания, либо становится основанием для приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Если же сотрудник отказывается давать письменные объяснения, то через три дня работодатель имеет право составить соответствующий акт.

Шаг вправо, шаг влево – прогул?

Законодательство также не дает определения термину «рабочее место», а ведь именно его работник не должен покидать во избежание прогула. Зато такое определение может быть дано в трудовом договоре или другом внутреннем документе фирмы.

Чем конкретнее указано это место, тем меньше свободы у сотрудника при оставлении его на длительный срок.

Так, если в документах значится только адрес офиса, значит, нельзя выходить из него в рабочее время на срок, превышающий 4 часа. А вот работник, надолго покинувший считающийся его рабочим местом станок, будет сочтен прогульщиком, даже находясь в соседнем цехе завода.

Если в документах рабочее место точно не обозначено, по ст. 209 ТК РФ таковым признается территория, контролируемая работодателем, на которой сотрудник может пребывать в связи со своей рабочей деятельностью. В таком случае, нельзя квалифицировать как прогул отсутствие в кабинете, если сотрудник, к примеру, отъехал в другой филиал или вышел в другие помещения офиса.

После составления

После составления акта служащему направляют уведомление с предложением принести письменные объяснения о причинах прогула. На это дается два дня с момента вручения документа.

Если нарушитель предоставит доказательства уважительных обстоятельств, наказание не налагают. Подтверждающими документами считают больничный лист, справку о сдаче крови и журнал регистрации доноров, прочие.

Бумаги прикладывают к акту. В табель вносят актуальные сведения.

С. обратилась в суд с заявлением о восстановлении на работу. Судья установил, что предъявление больничного листа произошло несвоевременно. Истец находился в другом регионе, поэтому не смог принести документ.

Это произошло не по вине С. Поэтому в дальнейшем наниматель должен был продлить отпуск на период больничного.

Бывает, что сотрудники отказываются давать объяснения по поводу прогула. Данный факт фиксируют в акте об отсутствии документа.

Комиссия из трех человек записывает в бланк следующие сведения:

• дату, номер;
• место составления;
• название работодателя;
• состав комиссии;
• должность, ФИО нарушителя;
• сведения о направлении уведомления с просьбой дать объяснения;
• отказ гражданина, факт отсутствия объяснений;
• подписи комиссии.

Важно помнить!

Если уважительных причин нет, это грубое нарушение трудовой дисциплины. Работодатель вправе применить меры в виде наложения дисциплинарного наказания или уволить сотрудника.

Образец составления документа

Можно ли оспорить факт прогула

Но все-таки у работника есть право оспорить документ в судебном разбирательстве. Хотя нужно быть готовым к тому, чтобы представить доказательства веских причин своего отсутствия. Кроме этого, акт может быть признан недействительным, если работника не ознакомили с ним должным образом. Крайне желательно, чтобы эти доводы подкреплялись различными сведениями, в том числе и документальными. В том случае, если сотрудник докажет свою правоту, судебным решением с него будут сняты все обвинения. Если неявка стала причиной увольнения, суд обяжет работодателя вернуть сотрудника на работу.

Хотя бывают и другие ситуации. Например, работник прекрасно понимает, что вина полностью лежит на нем. Соответственно, после оформления акта он не может доказать, что отсутствовал по уважительным причинам. После этого отсутствие работника считается прогулом со всеми вытекающими отсюда последствиями. В таких ситуациях наказание выбирает сам работодатель. В большинстве случаев это дисциплинарное взыскание в виде выговора, устного или письменного предупреждения. В особых случаях, например, если это не первый прогул, или за работником замечались другие серьезные нарушения трудового договора, сотрудник может быть уволен.

Вообще, руководители организаций стараются всячески избегать таких серьезных конфликтов, которые решаются в суде. Ведь нередко при разбирательствах в организациях устраиваются дополнительные проверки. Это явно не на руку работодателям. Соответственно, в большинстве случаев такие разбирательства начинаются именно по инициативе работника, по мнению которого наказание было назначено несправедливо.

Важные моменты при составлении акта о прогуле

Оформление акта о прогуле происходит на основании отсутствия работника на рабочем месте после начала трудового времени. Иных оснований для формирования такого рода документов не предусматривается.

Прогул, в соответствии с трудовым законодательством, является дисциплинарным проступком, на основании которого формируется дисциплинарное взыскание в зависимости от тяжести последствий нарушения трудового распорядка организации.

Нарушением норм трудового распорядка посредством прогула будут считаться следующие обстоятельства:

1. Работник без объяснения причин и указания основания отсутствует на рабочем месте в установленное трудовым договором время.
2. Работник самовольно принял решение об увольнении, не предупредив руководство организации, тем самым усложнив деятельность компании.
3. Сотрудник организации отправился в отпуск без соответствующего распоряжения от руководства организации, а также без составления заявления о предоставлении ему отгулов или ежегодного оплачиваемого отпуска.
4. Работник самостоятельно в нарушение трудовой дисциплины и этики назначает себе выходные дни, не уведомляя руководство о собственных планах.
5. Работник отказался от осуществления трудовой деятельности самовольно после оформления перевода из одной компании в другую либо отказался от перевода в новую организацию после официального оформления его на ином рабочем месте без уведомления руководства.
6. Сотрудник организации не появился на рабочем месте по истечении четырех часов с момента начала рабочего дня без уведомления руководства и объяснения причин.
7. Работник отказался от выполнения сверхурочных работ несмотря на то, что такие обязанности предусмотрены его должностными обязанностями.
8. Сотрудник покинул рабочее место после появления на работе без объяснения причин.

Руководитель организации имеет право применить к сотруднику любые, установленные законодательством, дисциплинарные меры воздействия. В соответствии с нормами трудового права, работников предприятий нельзя штрафовать, однако руководство может принять решение об уменьшении размера премиальных выплат от нескольких десятков процентов до полного аннулирования.

Руководитель или иное уполномоченное лицо должно оформить прогул в соответствии с действующими положениями нормативных актов РФ, а также в рамках локальных нормативных актов предприятия для дальнейшего архивирования бумаг.

В соответствии с нормами трудового законодательства работника могут уволить за прогул при наличии совокупности следующих факторов:

• работник не прибыл на место непосредственного осуществления трудовых обязанностей в течение всего рабочего дня;
• неявка была вызвана неуважительной причиной либо документально не подтвердилась в объяснительной записке;
• прогул был документально зафиксирован и передан руководству для принятия решения о последующем дисциплинарном взыскании в отношении работника.

При соблюдении всех положений руководитель имеет право уволить работника за грубое нарушение норм трудового распорядка организации, однако в случае отсутствия какого-либо из пунктов принять решение об увольнении будет сложнее, так как законодательство четко ограничивает возможность увольнения сотрудников по личной инициативе работодателей. Более того, если работник обратится в судебные органы за защитой своих прав, и причина прогула будет признана веской, тогда руководство будет обязано восстановить работника в должности и отменить действующее распоряжение о дисциплинарной ответственности.

При этом оформление прогула должно происходить в день фактического отсутствия работника на рабочем месте, создать такой документ после этой даты нельзя, так как такое поведение будет считаться нарушением прав трудящихся.

Увольнение за прогул. Особенности процедуры

В оговоренных ТК случаях уволить работника за прогул нельзя. Так, эта мера недопустима в отношении:

• беременной;
• матери-одиночки, пока детям не исполнится 14;
• многодетных родителей, у которых младшему не исполнилось три года;
• родителя несовершеннолетнего инвалида;
• работника, пребывающего на больничном или в отпуске.
• несовершеннолетнего, не получив согласия контролирующих его трудовую занятость органов.

Молодому специалисту и совместителю не стоит полагаться на свой особенный статус в случае совершения прогула. Никаких преференций в этом отношении нормы трудового законодательства для них не предусматривают.

Хотя не признается прогулом случай письменного отказа совместителя от дополнительной работы, предоставленного заранее, за 72 часа.

Прогул, совершенный гос(военно)служащим, за которым последовало увольнение, не позволит в дальнейшем поступить на такую службу.

Какие причины отсутствия на рабочем месте являются не уважительными

Положения трудового законодательства перечисляют случаи, когда отсутствие работника считается прогулом:

• Если сотрудник компании отсутствует на своем месте работы более четырех часов.
• Когда привлеченное по трудовому контракту физлицо не является на работу и не сообщает об этом ответственных на предприятии лиц об этом.
• Когда сотрудник, принявший решение расторгнуть трудовой контракт, перестает выходить на работу в период отработки.
• В ситуации, когда срочный трудовой контракт является действующим, а работник перестает выполнять свои трудовые обязанности.
• Когда работник хозяйствующего субъекта использует дни отгула, не предупредив об этом своего руководителя.

Важно: в обязанности работодателя включается необходимость документального оформления всех событий, которые свидетельствуют о вине сотрудника компании в связи с нарушением норм трудового права. Законодательством установлена строгая процедура, которую необходимо руководству обязательно соблюсти.. Увольнение работника за прогул в компании возможно только при наличии правильно составленных документов

Если их нет, то при обращении сотрудника в судебные органы, его могут восстановить, даже если факт нарушения имел действительно место

Увольнение работника за прогул в компании возможно только при наличии правильно составленных документов. Если их нет, то при обращении сотрудника в судебные органы, его могут восстановить, даже если факт нарушения имел действительно место.

Причины прогула

Если внимательно изучить Трудовой Кодекс РФ, то можно сделать вывод, что законом не установлено, какие причины уважительные, а какие нет. Но как определить? Все очень просто и в роли судьи будет выступать начальник. Именно он, по мнению закона, может вынести верное решение и определить меру наказания для своего подчиненного.

На практике может быть краткосрочный и длительный прогул. Что касается второго случая, то каждый гражданин может пропасть на несколько дней и не отвечать на телефонные звонки.

Порой начальник не может выяснить, где находится его подчиненный. Если такое продолжается долго, то сотрудника просто увольняют за прогул, поскольку безответственные люди компании не нужны.

Что касается краткосрочного прогула, то тут можно выделить:

• Невыход на работу без объяснения причины, по собственному желанию;
• При желании устроить себе выходной;
• Самовольное использование выходного дня, за счет будущего отпуска;
• Пребывание в медицинском вытрезвителе;
• Если покинул работу раньше, чтобы успеть на работу по совместительству.

Пока сотрудник отсутствует на работе, начальник фиксирует неявку и не оплачивает рабочее время. Увольнять такого сотрудника или накладывать штрафные санкции – каждый работодатель решает самостоятельно. Даже если подчиненного оставят, он должен понимать, что доверие заслужить будет крайне сложно.

Как оформить прогул сотрудника без увольнения

Несмотря на то, что должным образом оформленный прогул является законным поводом для увольнения, работодатель не обязан расторгать трудовой договор с прогульщиком. Здесь решение остается за руководством организации, которое может применить и более мягкие виды взысканий:

• вынести выговор;

• сделать замечание.

Закон не запрещает работодателю и вовсе не накладывать никаких взысканий на прогульщика – это не будет нарушением ТК РФ.

Процедура оформления прогула в случае, если руководство не намерено увольнять работника, совершенно аналогична вышеописанной. Факт нарушения фиксируется теми же документами, однако приказ об увольнении или наложении иного вида взыскания не издается.

Кого нельзя уволить

Поговорим о том, ко всем ли категориям сотрудников можно применить данное взыскание.

• Можно ли уволить беременную женщину за прогулы? Нет. Статья 261 ТК РФ предоставляет гарантии женщинам, находящимся в интересном положении, а также матерям, воспитывающим детей младше 3-летнего возраста. Также это правило распространяется на женщин, занимающихся воспитанием ребенка-инвалида до 14 лет.

• Запрещается увольнять несовершеннолетних, если работодатель не получил на это согласие в инспекции по труду и комиссии по делам несовершеннолетних. Указание на это имеется в ст. 269 ТК РФ.

• Не разрешается прекращать контракт с сотрудниками, находящимися в отпуске или во время болезни.

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу

Неявка сотрудника регистрируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин невыхода на работу напротив фамилии сотрудника пишется «НН» или цифровой код «30». Если табель ведется вручную, то до установления обстоятельств отсутствия сотрудника отметки следует делать карандашом, чтобы в дальнейшем их откорректировать, если на компьютере, то после выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника, пометки в исходном документе нужно будет также исправить.

В случаях, когда руководство предприятия не имеет стопроцентной уверенности в том, что сотрудник болеет или имеет иные уважительные причины для неявки на работу, акт о невыходе следует составлять каждый день, после чего, в пятницу можно оформить обобщающий акт за всю неделю.

Кроме того, желательно посылать работнику (по адресу его места проживания) письменные уведомления о невыходе на работу с просьбами пояснить причины неявки. Все эти документы будут иметь доказательную силу в тех случаях, если дело дойдет до суда. Поскольку закон никак не регулирует действия работодателя, то каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать алгоритм действий в таких ситуациях, опираясь на судебную практику и свой опыт.

Оформление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ нужно подготовить в течение месяца с момента нарушения. В документе отражается следующая информация:

• название организации, издающей бумагу;
• название документа и его номер;
• место и дата издания;
• обстоятельства произошедшего;
• решение, принятое работодателем;
• название должности автора приказа, подпись и расшифровка.

В качестве наказания применяют замечание, выговор или лишение премии. После вынесения приказа, сотрудник не получит поощрение. Премии лишают частично или полностью. Нормы действуют в течение установленного срока наказания.

Образец

Образец приказа о прогуле без увольнения.doc

Об авторе

Валерий Исаев

Валерий Исаев окончил Московский государственный юридический институт. За годы работы в адвокатской сфере провел множество успешных гражданских и уголовных дел в судах различной юрисдикции. Большой опыт в юридической помощи гражданам в различных областях.

Что считается прогулом

Даже однократный прогул является поводом для увольнения, поскольку это грубое нарушение трудовой дисциплины. С учётом конкретных обстоятельств руководитель может применить и более мягкое взыскание. Увольнение по этому основанию предусмотрено пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

По определению, данному в этой правовой норме, прогулом считается отсутствие на рабочем месте в течение всего трудового дня или смены дольше 4-х часов подряд без серьёзных причин. Например, посещение врача ради получения консультации без открытия больничного листа — неуважительная причина для того, чтобы покинуть рабочее место без разрешения работодателя. Сотрудники также не вправе навещать родственников в больнице в рабочее время и уходить в несогласованные с начальством отпуска.

Ряд обстоятельств, при которых неявка на работу не считается прогулом, определён законодательством. Чёткого перечня нет, но выделить их можно по отдельным статьям Трудового кодекса и исходя из судебной практики. Это:

• нетрудоспособность, подтверждённая больничным листом (ст. 81 ТК РФ);
• привлечение к общественным и государственным обязанностям (вызов в правоохранительные органы, в суд) (ст. 170 ТК РФ);
• донорство крови (ст. 186 ТК РФ);
• арест (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 11.12.2013 по делу N 33-9126/2013 и др. судебные решения);
• чрезвычайные обстоятельства, например, невозможность добраться из-за отмены рейса или разгула стихии, аварийные работы в квартире и т.д. (Определение Алтайского краевого суда от 17.08.2011 по делу N 33-7208/11);
• участие в забастовке (ст. 414 ТК РФ);
• приостановка работы из-за задержки зарплаты более чем на 15 дней (ст. 142 ТК РФ).

Если сотрудник докажет, что его приходу на работу помешали непреодолимые обстоятельства или серьёзные причины, прогул не будет засчитан даже при условии составления акта об осутсвии.

Прогулом считают:

• оставление служащим рабочего места на 4 часа и более;
• неявка на службу.

В пункте 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 года № 2 дается более конкретный перечень. Разрешается уволить работника за:

• невыход на работу;
• отсутствие служащего на рабочем месте свыше четырех часов подряд на протяжении дня;
• досрочное оставление работы, если заключен срочный трудовой контракт;
• оставление рабочего места раньше даты, указанной в предупреждении о досрочном расторжении договора;
• самовольный уход в отгул или отпуск.

Причина отсутствия на протяжении рабочего дня не должна быть уважительной. В это время гражданин не выполняет должностные обязанности, поэтому его действия считаются дисциплинарным проступком. Они влекут наказание от простого замечания до увольнения. 

Пример. Гражданка С. уволена за прогул из ФГКУ «УВО ВНГ РФ по РС (Я)». Не согласившись с решением нанимателя, подала в суд обращение о восстановлении на работу.

Суд исследовал материалы дела и установил, что истице был предоставлен оплачиваемый отпуск. В дальнейшем отдых продлевался в связи с больничным.

ФСС выявил в результате проверки, что листки нетрудоспособности заполнены с нарушениями. Они были переоформлены на меньший срок.

Работодатель установил, что С. предоставила фиктивные больничные листы. Часть периода отсутствия на службе посчитал прогулом.

Как составить

Если сотрудник покинул рабочее место на длительное время, составляют акт.ТК РФ не называет должностное лицо, которое должно этим заниматься. 

На практике факт прогула фиксируют сотрудники отдела кадров совместно с руководителем прогульщика. В состав комиссии могут включить юриста, секретаря, других сотрудников компании.

Важно!

Для фиксации прогула собирают комиссию минимум из трех человек. Один занимается оформлением документа, остальные выступают в качестве свидетелей.

Обязанность составлять акт о прогуле работника не закреплена за каким-либо конкретным должностным лицом. Оформить этот документ может любой коллега, отсутствующего на месте работника. Чаще всего заполняет такой бланк непосредственный начальник прогульщика. Но это может сделать и кадровый специалист, и секретарь, и юрист организации.